PhorosDemo buchen

Vergleich

Phoros vs. DATEV nativ

DATEV ist die Pflicht. Phoros der Weg dorthin. Diese Seite zeigt Schritt für Schritt, was Stammdaten-Pflege, Lohnbuchhaltung und Mandantenkommunikation mit Phoros bedeuten und wie der gleiche Ablauf direkt in DATEV aussieht.

Auf einen Blick

Sieben Workflow-Schritte. Links Phoros, rechts DATEV nativ. Details zu den drei Bereichen finden Sie unten.

SchrittPhorosDATEV nativ
Stammdaten Bestandsmandanten
Einmaliger DATEV-Export beim Onboarding eingespielt. Alle Mitarbeiter sofort in der Plattform.
Stammdaten existieren ausschließlich in DATEV. Manueller Abruf nötig, wenn sie in einem anderen Tool gebraucht werden.
Stammdaten neue Mitarbeiter
PDF-Upload oder Self-Service-Link an den Mandanten. Der Mitarbeiter trägt die Daten online ein und lädt Dokumente hoch.
Personalfragebogen per E-Mail, manuelle Übertragung Feld für Feld in DATEV Lohn & Gehalt oder LODAS.
Plausibilitätsprüfung
Steuer-ID, SV-Nummer, IBAN und GKV automatisch geprüft. Fehler werden direkt am Beleg markiert.
Prüfung beim Erfassen oder spätestens beim Lohnlauf. Gefundene Fehler erfordern erneute Rückfrage.
Rückfragen bei fehlenden Daten
Automatische E-Mail an den Mandanten mit konkret fehlenden Feldern. Antworten landen im richtigen Vorgang.
Einzelne Mails oder Telefonate pro Lücke. Zuordnung zur Akte manuell.
Lohnabrechnung-Inputs
Excel-, CSV- und PDF-Belege per Drag-and-Drop in den Monatslauf, automatisch konsolidiert und plausibilisiert.
Belege aus Mail, Excel, Telefon manuell sammeln und in DATEV abtippen.
Mandanten-E-Mails
Sie leiten relevante Mandanten-E-Mails an Ihre private Phoros-Adresse weiter. Relevante Infos werden Mandant und Mitarbeiter zugeordnet (z. B. „Herr Schneider hat 3 Tage Urlaub“).
Posteingang separat zu DATEV. Zuordnung und Übernahme manuell.
Audit-Spur
Jede Änderung versioniert pro Mandant und Mitarbeiter. Nachweis für §§ 257 HGB / 147 AO.
DATEV-eigenes Änderungsprotokoll. Alles außerhalb DATEV ist nicht systematisch dokumentiert.

Bereich 1

Stammdaten: immer aktuell, ohne Tipparbeit

Stammdaten sind die Basis jeder Lohnabrechnung. Phoros hält sie zentral, automatisiert und prüfbar.

Mit Phoros

  • Bestehende Mandanten: DATEV-Export wird einmalig eingespielt. Alle Stammdaten sofort in Phoros, ohne erneutes Erfassen.
  • Neue Mitarbeiter: Personalfragebogen per PDF hochladen oder dem Mandanten einen Self-Service-Link senden. Der Mitarbeiter trägt die Daten selbst online ein und lädt fehlende Dokumente hoch.
  • Plausibilität automatisch: Steuer-ID-, SV-Nummer-, IBAN- und GKV-Prüfung läuft im Hintergrund. Fehler erscheinen direkt am Beleg.
  • Automatische Rückfrage: Fehlt etwas, schickt Phoros eine strukturierte E-Mail an den Mandanten. Antworten landen im richtigen Vorgang.
  • Übergabe an DATEV: Aktuelle Stammdaten lassen sich pro Mandant als ASCII in DATEV importieren.

DATEV nativ

  • Stammdaten existieren im DATEV-Mandantenstamm. Gut für die Lohnabrechnung, außerhalb von DATEV jedoch nicht direkt verfügbar.
  • Neue Mitarbeiter: Personalfragebogen-PDF eingegangen, Felder Stück für Stück in Lohn & Gehalt oder LODAS übertragen.
  • Prüfung der Felder beim Erfassen oder spätestens beim Monatslauf. Gefundene Fehler erfordern erneute Rückfrage.
  • Rückfragen laufen über separate E-Mails oder Telefonate; die Zuordnung zur Akte muss man selbst nachhalten.
  • Erfassung bleibt am System. Updates erscheinen erst, wenn sie jemand einträgt.

Bereich 2

Lohnabrechnung: vom Beleg zum DATEV-Import

Der monatliche Lohnlauf hat zwei Engpässe: das Einsammeln der variablen Daten und die fehlerfreie Übertragung in DATEV. Phoros verkürzt beides.

Mit Phoros

  • Excel-, CSV- und PDF-Belege werden in den Monatslauf hochgeladen. Phoros bereitet die Inhalte für DATEV auf.
  • Konsistenzprüfung gegen die aktuellen Stammdaten. Abweichungen werden angezeigt, bevor sie in den Lohnlauf gehen.
  • ASCII-Download im DATEV-Lohn-&-Gehalt-Schema, ein Klick. Approval friert Mandantennummer und Personalnummer für die §§ 257 HGB / 147 AO ein.

DATEV nativ

  • Variable Daten kommen über E-Mail, Excel, Telefon. Manuell konsolidieren.
  • Eintippen in DATEV; Konsistenz gegen die Stammdaten manuell prüfen.
  • Lohnlauf direkt im DATEV-Cockpit. Kein separater Exportschritt.

Bereich 3

Mandantenkommunikation: Posteingang wird zur Datenquelle

Wichtige Lohninfos kommen oft beiläufig per E-Mail: „Frau Bauer kommt nächste Woche aus dem Mutterschutz zurück“, „Herr Schneider hat 3 Tage Urlaub“. Phoros sortiert das automatisch auf Mandanten- und Mitarbeiterebene.

Mit Phoros

  • Relevante Mandanten-E-Mails per Weiterleitungsregel an die private Phoros-Adresse weiterleiten. Phoros erhält keinen Zugriff auf das Kanzlei-Postfach.
  • Eingehende Mandantenmails werden dem richtigen Mandanten zugeordnet. Relevante Aussagen landen am Mitarbeiter.
  • Beim nächsten Monatslauf sind die Hinweise sofort sichtbar. Niemand muss den Posteingang zweimal lesen.

DATEV nativ

  • Posteingang lebt neben DATEV. Übersicht und Zuordnung bleiben Kopfsache.
  • Wichtige Aussagen müssen aktiv in DATEV oder ein separates Sheet übertragen werden, damit sie im Lohnlauf landen.
  • Risiko: Eine vergessene E-Mail führt zu einer falschen Abrechnung.

In 30 Minuten an einem realen Beispiel sehen.

Wir zeigen Phoros an Ihrem Personalfragebogen und beantworten offene Fragen zur DATEV-Übergabe.

Demo buchen